Не всё истекает с одинаковой скоростью
Аварийная заявка трёхнедельной давности потеряна: трубу в ту же ночь починил кто-то другой. Запрос сметы на замену кровли или на регулярную уборку вполне может быть ещё открыт, потому что такие решения принимаются неделями и часто буксуют.
Разберите неотвеченную стопку по типу работы, прежде чем счесть её бесполезной. Истекает срочность, а не интерес.
Не делайте вид, что ничего не было
Написать через три недели так, будто ничего не произошло, — значит напроситься на очевидный вопрос. Признать это прямо: запрос пришёл в очень загруженное время, и вы возвращаетесь к нему сейчас, — ничего не стоит и читается как честность.
А потом почините причину, по которой это случилось
Возврат стоит сделать один раз. Это не система. Если заявки остались без ответа потому, что все были на объектах, это повторится на следующей неделе, и стопка наберётся с той же скоростью.
Знать стоит не то, сколько вы можете вернуть, а то, на сколько заявок вы структурно не успеваете, — вот это и повторяется.