No todo caduca al mismo ritmo
Un lead de urgencia de hace tres semanas está perdido: la tubería la arregló alguien esa misma noche. Una petición de presupuesto para cambiar un tejado o para una limpieza recurrente puede seguir abierta, porque esas decisiones tardan semanas y muchas veces se atascan.
Ordena tu montón sin contestar por tipo de trabajo antes de darlo por inútil. Lo que caduca es la urgencia, no el interés.
No hagas como si no hubiera pasado
Escribir tres semanas después como si nada invita a la pregunta obvia. Reconocerlo con naturalidad —que su solicitud entró en una racha de mucho trabajo y estás retomándola ahora— no cuesta nada y se lee como honesto.
Y luego arregla el motivo por el que pasó
Recuperar merece la pena una vez. No es un sistema. Si los leads quedaron sin contestar porque todo el mundo estaba trabajando, eso volverá a pasar la semana que viene y el montón se rellenará al mismo ritmo.
El número que conviene saber no es cuántos puedes recuperar, sino a cuántos eres estructuralmente incapaz de responder a tiempo: ese es el que se repite.